به همین دلیل تهیه شرح شغل ها به عنوان یکی از مهمترین ورودی ها و پیش شرط اصلی موفق بودن سایر زیر سیستم های مدیریت منابع انسانی از جمله جذب و استخدام، یادگیری و توسعه، ارزشیابی مشاغل، حقوق و دستمزد، ارتقا و انتصاب، جانشین پروری، مدیریت استعدادها، مدیریت و توسعه عملکرد، جابجایی و گردش شغلی، برنامه های جامع ایمنی، بهداشت و سلامت کارکنان و برنامه ریزی و برآورد نیروی انسانی می باشد.

محمدی رفیع افزود: با راهبری معاونت توسعه سرمایه های انسانی؛ برای تجزیه و تحلیل مشاغل در شرکت فولاد سنگان اقدامات ذیل در دستور کار قرار گرفت:

شناسایی و انتخاب مشاور 

برای حصول اطمینان از اینکه کار به درستی انجام می شود و در حقیقت نتایج طرح تضمین شود از بین مشاوران و فعالان این حوزه با در نظر داشتن سه عامل تحصیلات عالیه آکادمیک مرتبط، تجربه مرتبط و به ویژه خوشنامی در ارائه خدمات با کیفیت، مشاور انتخاب گردید .

تشکیل کارگروه‌های خبرگی

در این مرحله از بین خبرگان داخلی هر واحد با مشارکت فعال مدیران، روسا، سرپرستان و کارشناسان متخصص، کار گروه‌های خبرگی متناسب با هر گروه شغلی تشکیل گردید و آموزش های لازم به صورت عملیاتی و اجرای نمونه به آن ها ارائه گردید.

این کارگروه ها با راهبری تیم معاونت توسعه سرمایه های انسانی و مشاور؛ مسئولیت تهیه پیش نویس پروفایل های اولیه را در نظر داشتند.

 بررسی فرآیندهای سازمانی 

برای حصول اطمینان از جامعیت شرح وظایف واینکه تمامی وظایف به طور کامل پوشش داده شود، چار چوب فرآیندهای سازمان در قالب نقش های مالک، ناظر و همکار با در نظر داشتن  ماموریت‌ها و اهداف هر فرآیند مورد بررسی قرار گرفت.

تعریف و تعیین شرایط احراز پست ها

تعریف و تعیین شرایط احراز پست های سازمانی با بهره گیری از یک الگوی استاندارد و کاربردی انجام گرفت و به همین منظور تمامی پست های سازمانی از طریق  فرمول  Who, What, How, Why تعریف شدند.

 تعیین سبک شخصیتی مناسب جهت تصدی در پست

در این گام بر اساس مدل MBTI چهار سبک به ترتیب بسیار مناسب( یک سبک) ، مناسب ( یک سبک)  و تا حدود مناسب ( دو  سبک) برای تصدی هر یک از پست های سازمانی تهیه گردید.

نهایی سازی و اولویت بندی وظایف کلان

در این گام با در نظر داشتن رویکرد فرآیندی و با هدف پشتیبانی از ماموریت ها و اهداف فرآیندها؛ وظایف کلان هریک از پست ها تدوین و سپس بر اساس چهار شاخص فراوانی تکرار، اهمیت وظیفه، سطح دشواری انجام و مدت زمان هر بار انجام اولویت بندی گردیدند.

تجزیه و تحلیل وظایف 

در این گام فعالیت های کلیدی برای انجام هر یک از وظایف به ترتیب و گام به گام مدون گردید. سپس استانداردهای انجام کار، ابزارها، نرم افزارها و تجهیزات مورد نیاز برای انجام وظیفه و همچنین ریسک های مبتنی بر فعالیت ها تدوین شد.

تدوین سند صلاحیت مشاغل 

در این مرحله دانش ها، توانمندی ها، مهارت ها و نگرش های مورد نیاز برای انجام وظایف با در نظر داشتن نردبان مهارتی و تعیین حد بسندگی در سه سطح صلاحیت های حداقلی، صلاحیت های تکلیف محور و صلاحیت های محوری در ابعاد فردی، تیمی و سازمانی تعیین ، تعریف و کدینگ گردید. به نحوی که هر صلاحیت دقیقا قابل رد یابی است که به کدام وظیفه و فرآیند مرتبط است.

 تدوین استاندارد آموزش مشاغل

در این گام متناسب با صلاحیت های تدوین شده فرصت های یادگیری با سه رویکرد فردی سازی، شبکه سازی و فناوری محور شناسایی و به صلاحیت ها مرتبط گردید.

تدوین مهارت های پایه مورد نیاز در پست

مهارت های پایه از نظر جسمی، حسی، رفتاری و نیز نرم افزارهای پایه برای پست ها شناسایی و مدون گردید.

تدوین مهارت های زبان خارجی و سطح مورد نیاز در پست

در این گام میزان نیازمندی به مهارت های زبان خارجی در ابعاد خواندن، مکالمه، نگارش و فهم و درک برای تمامی پست های سازمانی تعیین گردید.

لوزام ایمنی و حفاظت فردی مورد نیاز در پست

در این مرحله ابتدا فهرستی از لوازم حفاظت فردی ، لوازم بهداشتی و در نهایت کدهای پوششی تهیه و سپس متاسب با هر پست تعیین گردید که شاغل به کدام یک نیازمند و در چه بازه های زمانی تعلق خواهد گرفت.

انجام مطالعات بهینه کاوی

در این گام با هدف حصول اطمینان از صحت نتایج شرح وظایف تدوین شده با نمونه های مشابه داخلی و خارجی مورد بهینه کاوی و مقایسه قرار گرفت

تشکیل کمیته های CFT، صحه گذاری و ابلاغ پروفایل مشاغل

در نهایت با هدف حصول اطمینان از پشتیبانی ۱۰۰ درصدی وظایف از ماموریت های تعریف شده برای فرایندها و حذف موازی کاری ها و تداخلات کاری، کمیته های CFT با حضور نمایندگان فرآیندهای بالادست، پایین دست و خبرگان گروه شغلی مورد نظر تشکیل و پروفایل ها نهایی گردید.

معاون سرمایه های انسانی فولاد سنگان ادامه داد: تجربه مورد نظر در تمامی ابعاد و واحد‌های سازمانی برای کلیه پست‌های سازمانی اجرا شده است به نحوی که ارتباط معنادار و مشخصی بین برنامه‌های آموزشی، صلاحیت‌های هر عنوان پست، وظایف مربوطه و ارتباط وظایف با فرآیندهای کلان سازمان برقرار است.

هر چند که در سایر سازمان‌های ایرانی و کسب و کار مشابه در دسترس تجارب مشابهی قابل ردیابی است، اما آنچه که باعث تمایز این تجربه با سایر تجربیات مشابه می‌شود ارتباط و کدینگ وظایف هر عنوان پست با فرآیندهای سازمانی با در نظر داشتن سه نقش مالکان فرآیند، همکاران فرآیندی و ناظران فرآیندی می باشد که این مهم خود زمینه ساز تسهیل استقرار نظام مدیریت عملکرد مبتنی بر KPI در سطح فردی و با توجه به وظایف تخصصی تعریف شده برای هر جایگاه سازمانی شده است.

محمدی رفیع اظهار داشت: جاری‌سازی این تجربه به عنوان یکی از ارکان استراتژیک و برنامه‌های کلیدی حوزه آموزش و توسعه سرمایه‌های انسانی بود که بر اساس این، سازمان موفق به کسب گواهینامه بین‌المللی ۱۰۰۱۵:۲۰۱۹ ISO گردید. همچنین تمامی فعالیت‌ها و اقدامات مدیریت شایستگی در شرکت در ابعاد سازمانی، تیمی/گروهی و فردی بر اساس این تجربه سازماندهی و مدیریت می‌شود.

تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مهم‌ترین فرآیند های انجام‌شده درون سازمان و مجموعه‌ها است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات؛ بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل آن  کشف می‌شود.

وی گفت: نکته‌ای که بعنوان متولیان منابع انسانی در سازمان‌ها می‌بایست به آن توجه کنیم این است که تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان کاری کم ارزش به بی‌تجربه‌ترین افراد در حوزه منابع انسانی واگذار نکنیم.

زیرا تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیت‌‌های منابع انسانی مطرح است و در صورتی که این زیر بنا را درست طراحی و اجرا کنیم می‌‌توانیم انتظار داشته باشیم سایر فرآیندهای منابع انسانی نظیر جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و … بر پایه مناسبی سوار شوند.